Văn phòng đại diện là gì theo căn cứ pháp lý? Phân biệt văn phòng đại diện thành lập bởi doanh nghiệp trong nước so với bởi thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam. Văn phòng đại diện có mã số thuế không? Có cần kê khai nộp thuế GTGT không? Hãy cùng đi tìm câu trả lời!
Hai loại hình văn phòng đại diện tại Việt Nam được thành lập bởi doanh nghiệp trong nước và thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt NamVăn phòng đại diện là gì?
Điều 45 của Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 đã nêu Văn phòng đại diện ( VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp.
Định nghĩa cho VPĐD của thương nhân nước ngoài được nêu cụ thể tại Khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005, có thể tóm lược lại là “đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài”.
Theo điều 30, Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính Phủ đã chỉ rõ:
VPĐD của thương nhân theo Luật Thương mại:
- Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
- Không được ký kết hợp đồng trừ trường hợp được uỷ quyền.
Trong khi đó, VPĐD của Doanh nghiệp thành lập theo luật Doanh nghiệp:
- Đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
- Không có chức năng kinh doanh.
Đối tượng được phép thành lập
Theo Khoản 1 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, các đối tượng được phép thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư;
- Thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam là thương nhân nước ngoài không có đầu tư trực tiếp tại Việt Nam theo các hình thức được quy định trong Luật Đầu tư, Luật Thương mại; không có văn phòng đại diện, chi nhánh tại Việt Nam theo Luật Thương mại.
Cơ quan cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện
Khoản 2, Điều 46, Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 chỉ định Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KHĐT nơi doanh nghiệp đăng ký thành lập được cấp phép thành lập VPĐD.
Đối với thương nhân nước ngoài, Khoản 3, Điều 22, Luật Thương mại năm 2005 và Công văn số 1323/BKHĐT-ĐTNN đã nêu cụ thể các cơ quan có quyền cấp giấy phép là:
- Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện (ngoài khu công nghiệp); hoặc
- Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nơi VPĐD đặt trụ sở trong trường hợp chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định về thẩm quyền cấp giấy phép thì thương nhân nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành đó.
Giấy phép hoạt động, Hóa đơn chứng từ, Lệ phí môn bài
Thương nhân nước ngoài sẽ được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong khi doanh nghiệp trong nước được cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện của cả hai chủ thể này đều không được phát hành hóa đơn.
Nghĩa vụ khai và nộp lệ phí môn bài không phát sinh đối với VPĐD của thương nhân nước ngoài. Đối với doanh nghiệp trong nước, các trường hợp được chia ra:
- Không có hoạt động sản sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ: được MIỄN nộp lệ phí môn bài.
- Có hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ: PHẢI NỘP lệ phí môn bài.
Tuy vậy trên thực tế: theo Điều 45, Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13, VPĐD thực chất không hề có chức năng kinh doanh nên quy định về lệ phí môn bài như trên đang gây mâu thuẫn.
Các căn cứ pháp lý tham chiếu khác bao gồm:
- Điểm 1.3, Mục 1, Văn bản hợp nhất 33/2014/VBHN-BTC.
- Điều 2, Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài.
- Công văn số 15865/BTC-CST ngày 07/11/2016 của Bộ Tài Chính về lệ phí môn bài với Văn phòng đại diện.
- Công văn số 7342/CT-TTHT ngày 25/02/2019 của Cục thuế TP Hà Nội về lệ phí môn bài cho VPĐD.
- Công văn số 10419/CT-TTHT ngày 20/03/2019 của Cục thuế TP Hà Nội về khai thuế đối với văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào? Có phải nộp tờ khai thuế GTGT không?
Mục này được quy định và hướng dẫn tại:
- Công văn số 876/BTC-TCT của Bộ Tài chính về nghĩa vụ thuế của VPĐD của thương nhân nước ngoài
- Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC
- Điều 16 Thông tư 151/2014/TT-BTC
- Khoản 1 Điều 11 Thông tư 156/2013/TT-BTC
Cụ thể, VPĐD của thương nhân theo luật Thương mại: Chỉ thực hiện kê khai, nộp thuế TNCN cho các cá nhân làm việc tại Văn phòng đại diện theo Luật thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Đối với VPĐD của doanh nghiệp trong nước:
- Thuế TNCN: Công ty chịu trách nhiệm khấu trừ, khai nộp thay cho VPĐD nếu Công ty đứng ra ký hợp đồng và trả lương cho nhân viên của VPĐD
- Thuế GTGT: khai tập trung tại trụ sở chính nếu VPĐD không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu.
- Thuế TNDN: Công ty chịu trách nhiệm khai nộp tập trung tại trụ sở chính nếu VPĐD là đơn vị hạch toán phụ thuộc.
Văn phòng đại diện có mã số thuế không?
Căn cứ vào Điều 8 Nghị định 78/2015/NĐ-CP và Công văn số 5366/TCT-KK ngày 27/12/2018, các VPĐD khi thành lập sẽ được cấp mã số thuế.
Trường hợp VPĐD có thực hiện chức năng kinh doanh: phải đăng ký sử dụng chữ ký số và khai, nộp thuế điện tử.
Chế độ báo cáo hàng năm
Văn bản quy định và hướng dẫn:
- Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05/07/2016 của Bộ Công Thương.
- Công văn số 1056/CT-TTHT ngày 08/02/2017 của cục thuế TP HCM về việc kê khai nộp thuế của văn phòng đại diện
Thứ nhất, đối với VPĐD của thương nhân nước ngoài:
- Mẫu báo cáo hoạt động của VPĐD theo mẫu số BC-1 ban hành kèm theo thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05/07/2016 của Bộ Công Thương. Thời hạn nộp: ngày 30/01 của năm hoạt động tiếp theo.
- Đăng ký MST TNCN của người lao động làm việc
- Tờ khai khấu trừ thuế TNCN tháng/quý nếu phát sinh thuế TNCN phải nộp
- Tờ khai QTT TNCN hàng năm.
- Khai trình việc sử dụng lao động mẫu 05 ban hành kèm thông tư số 23/2014/TT-BLDTBXH ngày 29/08/2019 trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
- Báo cáo tình hình sử dụng thay đổi về lao động định kỳ 06 tháng theo mẫu số 07 ban hành kèm theo TT 23/2014/TT-BLDTBXH.
Thứ hai, đối với VPĐD là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp trong nước, hạch toán phụ thuộc nên không phải nộp QTT TNDN, BCTC năm. Trường hợp VPĐD trực tiếp chi trả lương cho người lao động, báo cáo phải nộp bao gồm:
- Đăng ký MST TNCN của người lao động làm việc
- Tờ khai khấu trừ thuế TNCN tháng/quý nếu phát sinh thuế TNCN phải nộp
- Tờ khai QTT TNCN hàng năm.
Trên đây là giải đáp chi tiết về văn phòng đại diện là gì? Văn phòng đại diện có mã số thuế không?… Nếu còn bất cứ thắc mắc nào vui lòng liên hệ IAC để được tư vấn thêm chi tiết!
