Cách xử lý khi viết sai hóa đơn


Viết sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền hàng, thuế suất… trên hóa đơn giá trị gia tăng là chuyện không thể tránh khỏi trong nghề kế toán. Nhưng không phải vì thế mà bạn liên tục để việc sai sót này lặp lại, kế toán cần nhất là sự cẩn thận, hạn chế xảy ra nhầm lẫn, sai sót số liệu. Đối với những trường hợp sai hóa đơn giá trị gia tăng, IACHN chia sẻ cách khắc phục tình thế như sau:

cach-xu-ly-khi-viet-sai-hoa-don

1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuốn

– Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuốn của quyển hóa đơn.

– Rút kinh nghiệm: Tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có) … cần viết trên hóa đơn để viết đúng.

2. Viết sai hóa đơn và kế toán đã xé khỏi cuốn hóa đơn

a) Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng

  • Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
  • Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
  • Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp tại cuống của quyển hóa đơn.

(Chú ý: Vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé – Theo Khoản 1 Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC)

b) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế

– Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là:

  • Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập

Theo mẫu sau: Mẫu biên bản thu hồi đã lập sai.

Chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước.

Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.

  • Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng

(Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi))

– Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.

Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai – hạch toán.

– Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.

c) Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế

– Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường,

Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử lý như sau:

  • Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
  • Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót : Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…

(Hướng dẫn ở điểm C này dành cho hóa đơn ghi sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuếmà hóa đơn viết sai đó đã dùng để kê khai thuế)

Chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh các bạn xem thêm tại đây: Cách lập hóa đơn điều chỉnh

Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

  • Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
  • Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
  • Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.

Ngoài ra, Thông tư mới nhất là Thông tư 26/2015/TT-BTC cũng đã hướng dẫn về luật thuế hướng dẫ về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế.

Hướng dẫn cách xử lý viết sai hóa đơn trong 1 vài trường hợp đặc biệt mà 2 bên đã kê khai thuế: Kế toán cần lưu ý:

TH1: Hóa đơn viết sai tên công ty địa chỉ:

Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.

TH2: Hóa đơn viết sai MST mà đã kê khai thuế

Tại Điểm b, Khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC nhấn mạnh “Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán”

Đây là tiêu thức bắt buộc phải chính xác. Do đó khi các bạn viết hóa đơn mà ghi sai Mã Số Thuế của người mua thì ngoài việc các bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, các bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua.

Cụ thể khi lập hóa đơn điều chỉnh MST của người mua các bạn cần chú ý như sau:

  • Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
  • Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
  • Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” các bạn ghi: Điều chỉnh mã số thuế đã ghi tại hóa đơn số …. ký hiệu… ngày… tháng…. năm…
  • Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.

 


Bài viết liên quan
Thủ tục hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

Thủ tục hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

Nghị định 174/2016 quy định cụ thể những điều của Luật kế toán, có hướng dẫn cục thể về tiêu hủy tài...
Xem tiếp
Hóa đơn viết sai – Xử lý thế nào?

Hóa đơn viết sai – Xử lý thế nào?

Viết sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền hàng, thuế suất... trên hóa đơn giá trị...
Xem tiếp
HÓA ĐƠN CÓ NHỮNG HÌNH THỨC NÀO?

HÓA ĐƠN CÓ NHỮNG HÌNH THỨC NÀO?

Hóa đơn đã quá quen thuộc với tất cả các bạn cả bên mua lẫn bên bán, đặc biệt là kế toán, nhưng không...
Xem tiếp
Cấn trừ chi phí khuyến mại vào tiền hàng, có phải xuất hóa đơn?

Cấn trừ chi phí khuyến mại vào tiền hàng, có phải xuất hóa đơn?

Công văn số 1991/CT-TTHT ngày 15/1/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội về hóa đơn, chứng từ đối với khoản khuyến...
Xem tiếp
Hướng dẫn viết hóa đơn có nhiều mặt hàng nhiều dòng

Hướng dẫn viết hóa đơn có nhiều mặt hàng nhiều dòng

Hướng dẫn viết hóa đơn có nhiều mặt hàng nhiều dòng 1. Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa...
Xem tiếp
Lập chung hóa đơn cho quà tặng trên 200.000 đồng

Lập chung hóa đơn cho quà tặng trên 200.000 đồng

Theo quy định tại khoản 7, khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BT, khi tặng quà cho khách hàng vào dịp...
Xem tiếp
X