Đóng dấu bán hàng qua điện thoại trên hoá đơn đúng quy định


Ngày đăng: 12/07/2018

Trong thế giới hiện đại ngày nay các hình thức thương mại ngày càng phát triển và đa dạng. Các phương thức bán hàng qua mạng, điện thoại và các thiết bị thông tin đang trở nên phổ biến và phát triển mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Ở Việt Nam việc bán hàng qua mạng, điện thoại cũng được doanh nghiệp sử dụng, nhưng liệu bán hàng mà người bán và người mua không gặp nhau thì lập hoá đơn thế nào? Bài viết sau IAC Hà Nội sẽ căn cứ các quy định hiện hành để giúp bạn tìm được câu trả lời chính xác.

Hoá đơn bán hàng hợp lệ cần những thông tin gì?

Căn cứ tại Điểm h, Khoản 1, Điều 4, Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ, quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn:

“Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.”. 

Như vậy, hoá đơn hợp lệ là phải có đầy đủ chữ ký, họ tên của người mua và người bán, đồng thời nếu người bán có dấu đỏ thì phải đóng dấu đầy đủ.

Lập hóa đơn VAT khi người bán và người mua không “gặp nhau” trực tiếp

Mua bán hàng qua mạng, qua điện thoại dẫn đến một thực tế là người mua và người bán có thể thực hiện giao dịch mà không cần phải gặp mặt trực tiếp với nhau. Vậy thì, làm thế nào để có chữ ký người mua trên hóa đơn bán hàng?

Các quy định pháp lý hiện hành về hóa đơn có thể giúp các doanh nghiệp trả lời câu hỏi nêu trên. Căn cứ tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 16 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ có nội dung như sau:

“Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.”

Theo quy định trên thì có hai điểm mà doanh nghiệp cần lưu ý:

  • Thứ nhất: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn;
  • Thứ hai: Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax.

Nhiều sai phạm khi lập hoá đơn bán hàng qua điện thoại…

Nhiều DN đóng dấu “bán hàng qua điện thoại”, “bán hàng qua Fax” không đúng quy định

Quy định về lập hoá đơn mua bán hàng hoá qua kênh điện thoại, fax, mạng rất rõ ràng mà tại sao vẫn có nhiều doanh nghiệp đóng dấu “bán hàng qua điện thoại”, “bán hàng qua Fax” lại không đúng quy định? Đó là vì doanh nghiệp vẫn chưa hiểu hết khái niệm bán hàng qua điện thoại, qua mạng, fax. Hiểu một cách cơ bản nhất thì bán hàng qua điện thoại, qua mạng, máy fax nghĩa là trong suốt quá trình thực hiện giao dịch bán hàng (bên mua đặt hàng, bên bán giao hàng, thanh toán và nhận các chứng từ liên quan) thì hai bên không hề gặp mặt nhau trực tiếp. Tất cả mọi khâu trong giao dịch đều được thực hiện qua điện thoại, qua mạng hoặc máy fax.

Một số trường hợp các doanh nghiệp đã hiểu sai dẫn đến khi xuất hóa đơn đã đóng dấu bán hàng qua điện thoại như sau:

  • DN bán hàng cho khách hàng, các giao dịch được thực hiện qua điện thoại và qua mạng, nhưng lại giao hàng trực tiếp đến trụ sở khách hàng. Sau đấy doanh nghiệp xuất hóa đơn và gửi qua đường bưu điện cho khách hàng và trên hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” là không đúng quy định. Bởi vì DN đã gửi hàng trực tiếp đến trụ sở của khách hàng nghĩa là đã gặp mặt khách hàng, như vậy có nghĩa là khách hàng hoàn toàn có thể ký vào tiêu thức này. Nếu như khâu giao hàng DN lựa chọn “trung chuyển” qua một bên thứ ba thì mới được phép áp dụng trường hợp bán hàng qua điện thoại.
  • DN ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng cáo (bao gồm việc phát triển ý tưởng chủ đạo cho chiến dịch, phát triển phim quảng cáo truyền hình…) cho khách hàng thì dịch vụ này không thuộc trường hợp bán hàng qua điện thoại. Bởi vì đây là hình thức bán hàng trực tiếp, có ký kết hợp đồng, các dịch vụ được thực hiện trực tiếp cho khách hàng….

Như vậy chỉ trường hợp những doanh nghiệp bán hàng không trực tiếp, mọi khâu trong giao dịch đều thực hiện qua điện thoại, qua mạng hoặc máy FAX thì mới được đóng dấu bán hàng qua điện thoại như sơ đồ dưới đây.


Hi vọng qua bài viết này sẽ cung cấp cho các kế toán thông tin hữu ích trong việc xử lý các thông tin trên hóa đơn.



Bài viết liên quan
10 việc kế toán cần làm khi doanh nghiệp mới thành lập

10 việc kế toán cần làm khi doanh nghiệp mới thành lập

Công ty mới thành lập cần làm những gì? Đó là những lo lắng, băn khoăn mà hầu hết các chủ doanh nghiệp...
Xem tiếp
Lịch nộp các loại báo cáo thuế năm 2019

Lịch nộp các loại báo cáo thuế năm 2019

Căn cứ pháp lý để có bảng lịch nộp các loại báo cáo thuế năm 2019: Luật Kế toán 2003, Luật kế...
Xem tiếp
Cách kê khai và nộp thuế nhà thầu qua mạng

Cách kê khai và nộp thuế nhà thầu qua mạng

Khi Công ty phát sinh nghĩa vụ thuế nhà thầu thì cách nộp tờ khai thuế nhà thầu qua mạng, cách kê khai...
Xem tiếp
Tuyển dụng Kế toán mức lương hấp dẫn

Tuyển dụng Kế toán mức lương hấp dẫn

Hiện nay, khách hàng của IACHN, một nhà hàng tại Tô Ngọc Vân, Hà Nội đang cần tìm kiếm vị trí Chuyên...
Xem tiếp
Miễn đăng ký thang bảng lương với doanh nghiệp dưới 10 lao động

Miễn đăng ký thang bảng lương với doanh nghiệp dưới 10 lao động

Nghị định số 121/2018/NĐ-CP ngày 13/9/2018 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị...
Xem tiếp
Thông báo hạn sử dụng hoá đơn giấy

Thông báo hạn sử dụng hoá đơn giấy

Hiện nay hoá đơn điện tử đang được triển khai rông rãi và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp cũng như...
Xem tiếp
X