Khi sử dụng hóa đơn giấy viết sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền hàng, thuế suất… thì kế toán phải xử lý thế nào? Bài viết sau đây được chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế của đội ngũ kế toán trưởng và chuyên viên kiểm toán của IACHN, nhằm mục đích hướng dẫn cách xử lý các trường hợp sai sót đó theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Cần lưu ý rằng, viết sai hóa đơn điện tử theo thông tư 32 được áp dụng tương tự như hóa đơn giấy viết sai. Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78/2021 thì bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây:
Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78
Trong bài viết sẽ chia viết sai hóa đơn giấy thành 3 trường hợp chính và hướng dẫn cách xử lý đúng quy định hiện hành cho từng trường hợp.
Trường hợp 1. Viết sai hóa đơn giấy nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuốn
Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuốn của quyển hóa đơn.
Rút kinh nghiệm: Tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có) … cần viết trên hóa đơn để viết đúng.
Trường hợp 2. Viết sai hóa đơn giấy và kế toán đã xé khỏi cuốn hóa đơn
2.1 Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng
- Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
- Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
- Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp tại cuống của quyển hóa đơn.
(Chú ý: Vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé – Theo Khoản 1 Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC)
2.2 Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế
Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm theo 2 bước sau đây:
- Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập
Theo mẫu sau: Mẫu biên bản thu hồi đã lập sai.
(Chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa nhé).
(Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu)
- Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng
(Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi))
Lưu ý: Khi Kê khai thuế, kế toán dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế. Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai – hạch toán
Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
2.3 Hóa đơn giấy viết sai đã kê khai thuế (ghi sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế)
Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường. Trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử lý theo hướng dẫn sau đây:
- Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
- Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót : Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
(Hướng dẫn ở điểm 2.3 này dành cho hóa đơn ghi sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế mà hóa đơn viết sai đó đã dùng để kê khai thuế)
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
- Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
- Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
- Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
Ngoài ra, Thông tư mới nhất là Thông tư 26/2015/TT-BTC cũng đã hướng dẫn về luật thuế hướng dẫ về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế.
Trường hợp 3. Hướng dẫn cách xử lý viết sai hóa đơn giấy trong 1 vài trường hợp đặc biệt mà 2 bên đã kê khai thuế
3.1: Hóa đơn giấy viết sai tên công ty địa chỉ
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
3.2 Hóa đơn giấy viết sai MST mà đã kê khai thuế
Tại Điểm b, Khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC nhấn mạnh “Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán”. Đây là tiêu thức bắt buộc phải chính xác. Do đó khi các bạn viết hóa đơn mà ghi sai Mã Số Thuế của người mua thì ngoài việc các bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, các bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh MST của người mua các bạn cần chú ý như sau:
- Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
- Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
- Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” các bạn ghi: Điều chỉnh mã số thuế đã ghi tại hóa đơn số …. ký hiệu… ngày… tháng…. năm…
- Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.
Trong thực tế, đa phần các bạn kế toán đều khá lúng túng chưa biết nên xử lý hóa đơn viết sai như thế nào cho đúng, hợp lý, hợp lệ, tuy nhiên sau khi đọc hướng dẫn đầy đủ và chi tiết từng trường hợp viết sai hóa đơn và giải pháp xử lý, IACHN tin chắc các kế toán sẽ tự tin trong bất kỳ trường hợp viết sai nào. Chúc bạn thành công và cảm ơn vì đã theo dõi những thông tin bổ ích này.
Bạn cần dịch vụ kế toán, vui lòng liên hệ HOTLINE: 093 566 1111
KẾ TOÁN IACHN – GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN – BỀN VỮNG CHO DOANH NGHIỆP
Dịch vụ kế toán trọn gói