Quy định thời hạn lưu trữ và tiêu huỷ sổ sách kế toán


Ngày đăng: 31/05/2018

Thời hạn lưu trữ sổ sách, chứng từ, tài liệu kế toán là bao lâu? Căn cứ theo quy định nào của Luật kế toán. Trong bài viết này, IACHN xin được trích dẫn từ nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định một số điều của luật kế toán.

Bài viết sẽ làm rõ các thắc mắc về:

  1. Các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ
  2. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán: tối thiểu 5 năm, tối thiểu 10 năm, vĩnh viễn
  3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ
  4. Tiêu huỷ và thủ tục tiêu huỷ.

Hoá đơn điện tử là gì và điều kiện phát hành?

Soát xét sổ sách kế toán Nhanh gọn, chuyên nghiệp

HƯỚNG DẪN từ A đến Z: Thủ tục phát hành Hoá Đơn Điện Tử năm 2018

A. Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

Theo quy định tại Điều 8 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định các Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ. Đó là:

  1. Chứng từ kế toán.
  2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
  3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
  4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

B. THỜI HẠN LƯU TRỮ 

Tại điều 12, điều 13 và điều 14 quy định thời hạn tài liệu kế toán phải lưu trữ tương ứng tối thiểu 5 năm, 10 năm và tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn, cụ thể IACHN trích dẫn nghị định 174/2016/NĐ-CP về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Điều 12. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

  1. Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
  2. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, Điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
  3. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp Luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Điều 13. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

  1. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
  2. Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
  3. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
  4. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
  5. Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
  6. Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định này.
  7. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này mà pháp Luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Điều 14. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

  1. Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

  1. Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

  1. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

C- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định tại điều 15 của nghị định này, cụ thể như sau:

  1. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
  2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.
  3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.

D- QUY ĐỊNH VỀ TIÊU HUỶ TÀI LIỆU KẾ TOÁN

Điều 16. Tiêu hủy tài liệu kế toán

  1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán.
  2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.
  3. Tùy theo Điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Điều 17. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

  1. Người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán chỉ định.
  2. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.
  3. “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

Như vậy bài viết trên đã tóm lược các quy định về lưu trữ, thời hạn lưu trữ, tài liệu tiêu huỷ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán, căn cứ theo nghị định 174/2016/NĐ-CP. Các doanh nghiệp/ đơn vị cần kiểm tra sổ sách kế toán để thực hiện lưu trữ hoặc tiêu huỷ theo đúng quy định của Luật kế toán. 

Dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán Nhanh gọn Chuyên nghiệp


Bài viết liên quan
10 việc kế toán cần làm khi doanh nghiệp mới thành lập

10 việc kế toán cần làm khi doanh nghiệp mới thành lập

Công ty mới thành lập cần làm những gì? Đó là những lo lắng, băn khoăn mà hầu hết các chủ doanh nghiệp...
Xem tiếp
Lịch nộp các loại báo cáo thuế năm 2019

Lịch nộp các loại báo cáo thuế năm 2019

Căn cứ pháp lý để có bảng lịch nộp các loại báo cáo thuế năm 2019: Luật Kế toán 2003, Luật kế...
Xem tiếp
Cách kê khai và nộp thuế nhà thầu qua mạng

Cách kê khai và nộp thuế nhà thầu qua mạng

Khi Công ty phát sinh nghĩa vụ thuế nhà thầu thì cách nộp tờ khai thuế nhà thầu qua mạng, cách kê khai...
Xem tiếp
Tuyển dụng Kế toán mức lương hấp dẫn

Tuyển dụng Kế toán mức lương hấp dẫn

Hiện nay, khách hàng của IACHN, một nhà hàng tại Tô Ngọc Vân, Hà Nội đang cần tìm kiếm vị trí Chuyên...
Xem tiếp
Miễn đăng ký thang bảng lương với doanh nghiệp dưới 10 lao động

Miễn đăng ký thang bảng lương với doanh nghiệp dưới 10 lao động

Nghị định số 121/2018/NĐ-CP ngày 13/9/2018 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị...
Xem tiếp
Thông báo hạn sử dụng hoá đơn giấy

Thông báo hạn sử dụng hoá đơn giấy

Hiện nay hoá đơn điện tử đang được triển khai rông rãi và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp cũng như...
Xem tiếp
X