Tổng hợp 9 hàm Excel quan trọng kế toán cần biết


Ngày đăng: 28/11/2016

IACHN chia sẻ những hàm Excel mà kế toán hay sử dung trong công tác hạch toán và lên sổ kế toán trên Excel, các hàm này sẽ giúp người làm kế toán Excel xử lý nhanh các thao tác như tính tổng nếu có điều kiến, tìm tra cứu thông tin, đếm các số, tính tổng theo điều kiện lọc,… IACHN tin rằng, khi các bạn nắm được cách dùng của 9 hàm excel cơ bản này công việc kế toán của bạn sẽ thuận lợi hơn rất nhiều.

excel-2

1. Hàm IF

Cú pháp: If(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2).

  • Nếu đúng điều kiện thì trả về “ Giá trị 1”, nếu sai thì trả về “Giá trị 2”

Các tham số:

– Điều kiện: Điều kiện dùng để trắc nghiệm (xác định điều kiện này là đúng hay sai).

– Giá trị 1: Là kết quả của hàm IF nếu điều kiện đúng

– Giá trị 2: Là kết quả của hàm IF nếu điều kiện sai

Ví dụ: 

= IF(B2>=4,“DUNG”,“SAI”) = DUNG.

Tức là, nếu ô B2 >=4 thì hàm trả hết quả “DUNG”

 

2. Hàm SUMIF:

– Tính tổng của các ô được chỉ định bởi những điều kiện đưa vào.

– Cú pháp: Sumif(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng).

– Các tham số:

– Vùng chứa điều kiện: Là dãy ô chứa điều kiện cần tính

– Điều kiện: Là các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng.Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi.

– Vùng cần tính tổng: Là các ô thực sự cần tính tổng. Sẽ là cácô chứa giá trị tương ứng (số tiền, lượng tiền..)

Hàm này trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả mãn một điều kiện đưa vào.

– Ví dụ:  =SUMIF( $E15:$E180, 5111,$H$15:$H$180)

– Dãy ô điều kiện là E15 đến E180 ( tức là kéo từ nghiệp vụ phát sinh đầu tiên của tháng )

– Điều kiện cần tính là ô E112 ( tức là ô điều kiện cần tính )

– Dãy ô tính tổng là H15 đến H180

Tức là: Chiếu từ ô E15 đến ô E18, tìm điều kiện ô nào chứa TK 5111, thì tính tổng giá trị nằm từ ô H15 đến H180 tương ứng với dòng chứa TK 5111 đã đối chiếu trong vùng $E15:$E180

Chú ý: Với các bút toán kết chuyển cuối kỳ thì điều kiện cần tính có thể bấm trực tiếp vào ô chứa nó hoặc gõ trực tiếp tài khoản cần kết chuyển vào công thức.

3. Hàm VLOOKUP:

Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. X=0 là dò tìm một cách chính xác. X=1 là dò tìm một cách tương đối.

– Cú pháp: Vlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy, X).

– Các tham số:

– Giá trị dò tìm: Giá trị cần đem ra so sánh để tìm kiếm.

– Bảng tham chiếu: Bảng chứa thông tin mà dữ liệu trong bảng là dữ liệu để so sánh. Vùng dữ liệu này phải là tham chiếu tuyệt đối.

–  Nếu giá trị Range lookup là TRUE hoặc được bỏ qua, thì các giá trị trong cột dùng để so sánh phải được sắp xếp tăng dần.

– Cột cần lấy: số chỉ cột dữ liệu mà bạn muốn lấy trong phép so sánh.

– X: Là một giá trị luận lý để chỉ định cho hàm VLOOKUP tìm giá trị chính xác hoặc tìm giá trị gần đúng. + Nếu Range lookup là TRUE hoặc bỏ qua, thì giá trị gần đúng được trả về.

Chú ý:

– Nếu giá trị Lookup value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng Table array, nó sẽ thông báo lỗi #N/A.

– Ví dụ:   =VLOOKUP(F11,$C$20:$D$22,2,0)

– Tìm một giá trị bằng giá trị ở ô F11 trong cột thứ nhất, và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ 2.

4. Hàm SUBTOTAL:

Hàm này rất nhiều công dụng với nhiều số chức năng khác nhau, tuy nhiên trong kế toán thường chỉ dùng đến số chức năng là số 9, số 9 tương ứng với hàm SUM (tính tổng)

Cú pháp: SUBTOTAL(9; Vùng tính tổng).

 

5. Hàm AND:

– Cú pháp: And(đối 1, đối 2,..).

– Các đối số:   Đối 1, đối 2… là các biểu thức điều kiện.

– Hàm này là Phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic.Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu một hay nhiều đối số của nó là sai.

Lưu ý:

– Các đối số phải là giá trị logic hoặc mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic.

– Nếu đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null (rỗng) thì những giá trị đó bị bỏ qua.

– Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm trả về lỗi #VALUE!

– Ví dụ:    =AND(D7>0,D7<5000)

6. Hàm SUM:

– Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn.

– Cú pháp:   SUM(Number1, Number2…)

– Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.

7. Hàm OR:

– Cú pháp:   OR(Logical1, Logical2…) nghĩa là Or(đối 1, đối 2,..).

– Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.

– Hàm này là Phép HOẶC, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai. Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu bất cứ một đối số nào của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu tất cả các đối số của nó là sai.

– Ví dụ:  =OR(F7>03/02/74,F7>01/01/2013)

8. Hàm MAX:

– Trả về số lớn nhất trong dãy được nhập.

– Cú pháp:   MAX(Number1, Number2…)

– Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó.

9. Hàm MIN:

– Trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào.

– Cú pháp:   MIN(Number1, Number2…)

– Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó.



Bài viết liên quan
5 dấu mốc thời gian tháng 8 Kế toán phải biết

5 dấu mốc thời gian tháng 8 Kế toán phải biết

Tháng 8/2018 Kế toán cần nhớ các thời hạn nào nộp/báo cáo và kê khai thuế, hóa đơn? Bài viết điểm lại...
Xem tiếp
Cách Hạch Toán Hoá Đơn Điều Chỉnh Doanh Thu – Kèm ví dụ

Cách Hạch Toán Hoá Đơn Điều Chỉnh Doanh Thu – Kèm ví dụ

Kế toán không tránh khỏi sai sót, nhưng sau sai sót điều chỉnh thế nào cho hợp lý? Doanh nghiệp kê khai...
Xem tiếp
Từ 1/7: Chính thức tăng 6,92 % lương hưu, trợ cấp BHXH

Từ 1/7: Chính thức tăng 6,92 % lương hưu, trợ cấp BHXH

Nghị định số 88/2018/NĐ-CP về điều chỉnh mức lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội và trợ cấp hàng tháng...
Xem tiếp
Quy định mới đóng BHXH và tính lãi chậm đóng từ tháng 07/2018

Quy định mới đóng BHXH và tính lãi chậm đóng từ tháng 07/2018

Tại Quyết định 888/QĐ-BHXH ngày 16/07/2018 của BHXH Việt Nam về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều Quy...
Xem tiếp
2 bước đăng ký sử dụng HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ và lưu ý

2 bước đăng ký sử dụng HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ và lưu ý

Hóa đơn điện tử đang trở thành một từ khóa hot và chủ đề được tranh luận nhiều nhất trong lĩnh vực kế...
Xem tiếp
Doanh nghiệp được phép trả lương bằng ngoại tệ?

Doanh nghiệp được phép trả lương bằng ngoại tệ?

Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận của các bên về các quyền và nghĩa vụ tuy nhiên đối với loại tiền thanh...
Xem tiếp
X