Trong thế giới hiện đại ngày nay các hình thức thương mại ngày càng phát triển và đa dạng. Các phương thức bán hàng qua mạng, điện thoại và các thiết bị thông tin đang trở nên phổ biến và phát triển mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Ở Việt Nam việc bán hàng qua mạng, điện thoại cũng được doanh nghiệp sử dụng, nhưng liệu bán hàng mà người bán và người mua không gặp nhau thì lập hoá đơn thế nào? Bài viết sau IAC Hà Nội sẽ căn cứ các quy định hiện hành để giúp bạn đóng dấu bán hàng qua điện thoại chính xác, hợp pháp.
Cách đóng dấu bán hàng qua điện thoại theo quy định Pháp luật
Mua bán hàng qua mạng, qua điện thoại dẫn đến một thực tế là người mua và người bán có thể thực hiện giao dịch mà không cần phải gặp mặt trực tiếp với nhau. Vậy thì, làm thế nào để có thể đóng dấu bán hàng qua điện thoại ?
Các quy định pháp lý hiện hành về hóa đơn có thể giúp các doanh nghiệp trả lời câu hỏi nêu trên. Căn cứ tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 16 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ có nội dung như sau:
“Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.”
Hình ảnh hóa đơn bán hàng qua điện thoại đúng tiêu chuẩn
Theo quy định trên thì có hai điểm mà doanh nghiệp cần lưu ý:
- Thứ nhất: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn;
- Thứ hai: Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax.
Nhiều sai phạm khi lập hoá đơn bán hàng qua điện thoại…Một số trường hợp hóa đơn đóng nhầm dấu bán hàng qua điện thoại
Quy định về lập hoá đơn mua bán hàng hoá qua kênh điện thoại, fax, mạng rất rõ ràng mà tại sao vẫn có nhiều doanh nghiệp đóng mộc “bán hàng qua điện thoại”, “bán hàng qua Fax” lại không đúng quy định? Đó là vì doanh nghiệp vẫn chưa hiểu hết khái niệm bán hàng qua điện thoại, qua mạng, fax. Hiểu một cách cơ bản nhất thì bán hàng qua điện thoại, qua mạng, máy fax nghĩa là trong suốt quá trình thực hiện giao dịch bán hàng (bên mua đặt hàng, bên bán giao hàng, thanh toán và nhận các chứng từ liên quan) thì hai bên không hề gặp mặt nhau trực tiếp. Tất cả mọi khâu trong giao dịch đều được thực hiện qua điện thoại, qua mạng hoặc máy fax.
Một số trường hợp các doanh nghiệp đã hiểu sai dẫn đến khi xuất hóa đơn đóng dấu bán hàng qua điện thoại như sau:
- DN bán hàng cho khách hàng, các giao dịch được thực hiện qua điện thoại và qua mạng, nhưng lại giao hàng trực tiếp đến trụ sở khách hàng. Sau đấy doanh nghiệp xuất hóa đơn và gửi qua đường bưu điện cho khách hàng và trên hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” là không đúng quy định. Bởi vì DN đã gửi hàng trực tiếp đến trụ sở của khách hàng nghĩa là đã gặp mặt khách hàng, như vậy có nghĩa là khách hàng hoàn toàn có thể ký vào tiêu thức này. Nếu như khâu giao hàng DN lựa chọn “trung chuyển” qua một bên thứ ba thì mới được phép áp dụng trường hợp bán hàng qua điện thoại.
- DN ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng cáo (bao gồm việc phát triển ý tưởng chủ đạo cho chiến dịch, phát triển phim quảng cáo truyền hình…) cho khách hàng thì dịch vụ này không thuộc trường hợp bán hàng qua điện thoại. Bởi vì đây là hình thức bán hàng trực tiếp, có ký kết hợp đồng, các dịch vụ được thực hiện trực tiếp cho khách hàng….
Như vậy chỉ trường hợp những doanh nghiệp bán hàng không trực tiếp, mọi khâu trong giao dịch đều thực hiện qua điện thoại, qua mạng hoặc máy FAX thì mới được đóng mộc bán hàng qua điện thoại như sơ đồ dưới đây.
Hóa đơn có hợp đồng thì có được đóng dấu bán hàng qua điện thoại không?
Hợp đồng là văn bản được ký kết giữa 2 bên mua bán để thực hiện mua hàng và thanh toán. Trong trường hợp khách hàng mua hàng qua điện thoại, fax, mạng internet,… thì hoàn toàn có thể thực hiện đóng dấu bán hàng qua điện thoại.
Hi vọng qua bài viết này sẽ cung cấp cho các kế toán thông tin hữu ích trong việc xử lý các thông tin trên hóa đơn.
>> Xem thêm: 2 bước đăng ký sử dụng HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ và lưu ý