Hướng dẫn: Các bước đăng ký sử dụng hoá đơn tự in

Hóa đơn là chứng từ ghi nhận hàng hóa đã bán hoặc dịch vụ đã được cung cấp bởi doanh nghiệp do đó việc tạo lập hóa đơn là công việc không thể thiếu và rất quan trọng trong từng doanh nghiệp. Để được phát hành hóa đơn trong cung cấp hàng hóa và dịch vụ, doanh nghiệp cần được cơ quan thuế chấp thuận cho sử dụng hóa đơn, khi đó doanh nghiệp mới có thể đặt in hóa đơn để phát hành và giao cho người mua. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký sử dụng hoá đơn tự in.

Bài viết gồm:

Căn cứ pháp lý
Điều kiện DN được phép in hoặc đặt in hoá đơn?
Hướng dẫn: 3 bước đăng ký sử dụng hoá đơn tự in
Đối với DN mới thành lập: đăng ký sử dụng hoá đơn tự in như thế nào?

Căn cứ pháp lý:

Thông tư 39/2014/TT-BTC: hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CPngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Thông tư 26/2015/TT_BTC: hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế; sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTCngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTCngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài Chính.

Điều kiện để doanh nghiệp được phép đặt in hoá đơn hoặc tự in hoá đơn?

Đặt in hoá đơn/ tự in hoá đơn	Mua quyển hoá đơn của CQ Thuế phát hành
Là các doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, và không thuộc một trong các trường hợp sau: – Có rủi ro cao về thuế – Có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế – Có hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp để trốn thuế, gian lận thuế và bị xử lý vi phạm hành chính.	– Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu
	– Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án);
	– Doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng CQ Thuế nhận định có rủi ro cao và không đáp ứng yêu cầu để được tự in hoặc đặt in hoá đơn

Hướng dẫn 3 bước đăng ký sử dụng hoá đơn tự in

Trước khi chính thức được sử dụng hóa đơn đặt in, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký sử dụng và Thông báo phát hành hóa đơn đặt in tới cơ quan thuế quản lý. Trình tự đăng ký sử dụng hóa đơn đặt in gồm 3 bước:

Bước 1: Nộp đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in tại cơ quan thuế
Bước 2: Tiếp đón cán bộ thuế xuống kiểm tra địa điểm
Bước 3: Đặt in và thông báo phát hành hóa đơn.

Đăng ký sử dụng hóa đơn đặt in cho DN mới thành lập có gì khác các DN đã hoạt động?

Đối với doanh nghiệp mới thành lập cần làm đủ các thủ tục đăng ký ban đầu với cơ quan thuế trước khi tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn đặt in (Thủ tục ban đầu gồm: Đăng ký hình thức kế toán áp dụng, Đăng ký phương pháp khấu hao TSCĐ, Đăng ký thông tin điện tử trao đổi với cơ quan thuế,…). IAC Hà Nội sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn đặt in cho doanh nghiệp mới thành lập. Hãy xem dưới đây!

BƯỚC 1: NỘP ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐẶT IN TẠI CƠ QUAN THUẾ

Văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in: Mẫu 3.14, phụ lục 3 ban hành kèm theo thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Chú ý: Nộp tại bộ phận 1 cửa của cơ quan thuế quản lý.

Cán bộ thuế tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ và đưa cho người nộp hồ sơ Giấy hẹn ngày trả kết quả (chấp thuận hoặc không chấp thuận cho tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in). Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in.

BƯỚC 2: TIẾP ĐÓN CÁN BỘ THUẾ XUỐNG KIỂM TRA ĐỊA ĐIỂM

Trong vòng 2 ngày làm việc từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in của doanh nghiệp, cán bộ thuế quản lý cùng đại diện UBND phường nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính sẽ xuống kiểm tra địa điểm kinh doanh tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chủ động liên lạc với cán bộ thuế để hẹn thời gian kiểm tra, chuẩn bị và thông báo cho Giám đốc ở văn phòng để tiếp đón cán bộ thuế.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

1. Treo biển doanh nghiệp tại trụ sở chính và các địa điểm kinh doanh (nếu có);

2. Hai (02) bộ hồ sơ bao gồm (Cán bộ thuế và cán bộ phường mỗi bên giữ 1 bộ):

Photo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh (nếu có)
Photo hợp đồng thuê/mượn văn phòng tại trụ sở chính, địa điểm kinh doanh (nếu có): Nếu địa điểm thuê là đồng sở hữu thì trên hợp đồng thuê/mượn văn phòng, địa điểm kinh doanh phải có chữ ký đồng thuận của tất cả đại diện chủ sở hữu HOẶC Có văn bản thỏa thuận cử một trong các chủ sở hữu đứng ra ký thay cho toàn bộ chủ sở hữu của địa điểm thuê.
Photo chứng mính thư của Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, chứng minh thư của chủ nhà nơi cho doanh nghiệp thuê trụ sở.
Photo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại địa điểm thuê trụ sở chính.

3. Có bàn ghế, sổ sách, chứng từ, hợp đồng mua bán chứng minh doanh nghiệp có hoạt động thực tế và có nhu cầu sử dụng hóa đơn.

Sau khi kiểm tra trụ sở chính của doanh nghiệp, Cán bộ thuế lập biên bản kiểm tra địa điểm tại ngày kiểm tra địa điểm và ra quyết định chấp thuận/không chấp thuận cho doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in.

Toàn bộ quá trình kiểm tra địa điểm và ra quyết định chấp thuận/không chấp thuận cho tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp về việc sử dụng hóa đơn đặt in diễn tra trong 2 ngày làm việc kể từ ngày tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn đặt in.

Trường hợp sau 2 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp

Chú ý: Trong trường hợp đại diện của Ủy ban nhân dân phường vắng mặt khi kiểm tra địa điểm, doanh nghiệp tự lên UBND phường xin xác nhận vào biên bản kiểm tra địa điểm và mang tới cơ quan thuế, mang theo Giấy hẹn trả kết quả khi nộp hồ sơ và gặp Cán bộ quản lý thuế để nhận Công văn chấp thuận/Không chấp thuận cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in.

BƯỚC 3: ĐẶT IN VÀ THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN

Sau khi nhận được Quyết định chấp thuận cho sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế, doanh nghiệp liên lạc với Nhà in có uy tín để thực hiện việc đặt in hóa đơn (trao đổi về số lượng, mẫu hóa đơn, các thông tin trên hóa đơn, hợp đồng đặt in,…)

Sau khi đặt in hóa đơn xong, doanh nghiệp tiến hành thanh lý hợp đồng đặt in và nộp Thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu TB01-AC ban hành kèm theo thông tư 26/2015/TT-BTC; lập trên phần mềm HTKK, kết xuất file xml) qua mạng trên trang nhantokhai.gdt.gov.vn hoặc thuedientu.gov.gdt.vn, đính kèm phụ lục là mẫu hóa đơn đặt in (file .doc).

Sau 2 ngày làm việc kể từ ngày nộp thông báo phát hành hóa đơn, nếu không có thông báo không chấp thuận và lý do không chấp thuận cho doanh nghiệp phát hành hóa đơn đặt in của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn đặt in.

Chú ý: Khi sử dụng hết số lượng hóa đơn đã thông báo phát hành lần đầu, kể từ lần đặt in hóa đơn thứ 2 trở đi, doanh nghiệp không cần làm Đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in mà chỉ làm Thông báo phát hành hóa đơn cho từng lần, nếu có thay đổi mẫu hóa đơn thì nộp file đính kèm với Thông báo phát hành hóa đơn, nếu không có thay đổi về mẫu hóa đơn thì không phải đính kèm.