Khi doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng người lao động nước ngoài, “giấy phép lao động” có phải là chứng từ bắt buộc phải cung cấp hay không? Có điểm gì khác biệt giữa trường hợp người nước ngoài ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp và trường hợp chuyên gia nước ngoài được cử sang Việt Nam? Ngoài ra, hồ sơ cần cung cấp để chứng minh tính hợp lý của khoản chi phí lương này khi tính thuế TNDN bao gồm những gì?

Trước hết, về khái niệm chi phí lương cho người lao động nước ngoài, chúng ta có thể hiểu đó là: “các khoản tiền lương, tiền công, các khoản có tính chất tiền lương tiền công được trả bằng tiền hoặc không bằng tiền, các khoản chi khác cho người lao động như: Tiền khám chữa bệnh, tiền học phí cho con người lao động, tiền vé máy bay về nước, tiền thuê nhà và các phúc lợi khác…”

Với lao động kí hợp đồng lao động:

Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới các hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền phải được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động.

Căn cứ Điều 169 Bộ luật Lao động năm 2012 thì điều kiện để lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam bao gồm:

“1. Lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam phải có đủ các điều kiện sau đây:

a) Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

b) Có trình độ chuyên môn, tay nghề và sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc;

c) Không phải là người phạm tội hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài;

d) Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ các trường hợp theo quy định tại Điều 172 của Bộ luật này.”

Các đối tượng không thuộc diện phải xin giấy phép lao động theo Điều 172 bộ luật Lao động bao gồm:

“Công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam không thuộc diện cấp giấy phép lao động:

1. Là thành viên góp vốn hoặc là chủ sở hữu của công ty trách nhiệm hữu hạn.

2. Là thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần.

3. Là Trưởng văn phòng đại diện, dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam.

4. Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ.

5. Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để xử lý những sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp nảy sinh làm ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam và các chuyên gia nước ngoài hiện đang ở Việt Nam không xử lý được.

6. Là luật sư nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của Luật luật sư.

7. Theo quy định của Điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

8. Là học sinh, sinh viên học tập tại Việt Nam làm việc tại Việt Nam nhưng người sử dụng lao động phải báo trước 07 ngày với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh.

9. Các trường hợp khác theo quy định của Chính phủ.”

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về thuế TNDN: Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

“2.6. Chi tiền lương tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.”

Như vậy hồ sơ chứng minh chi phí lương của lao động nước ngoài không thuộc các trường hợp quy định tại điều 172 bộ Luật Lao động bao gồm: Hợp đồng lao động, giấy phép lao động và chứng từ thanh toán tiền lương cho người lao động.

Khi doanh nghiệp trả thêm các khoản hỗ trợ khác cho người lao động cần bổ sung thêm hồ sơ chứng từ như sau:

Doanh nghiệp chi trả tiền khám chữa bệnh cho người lao động, tiền học phí cho con người lao động từ mầm non đến trung học phổ thông tiền đưa đón người lao động từ nhà ở đến nơi làm việc, tiền vé máy bay về nước, tiền thuê nhà và các dịch vụ điện nước khác….phải được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế lương thưởng của công ty và có đầy đủ hóa đơn chứng từ theo quy định.
Tiền vé máy bay khứ hồi trả cho người lao động vượt quá 1 lần/1 năm phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
Tiền thuê nhà, điện nước và dịch kèm theo (nếu có) phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo).

Với chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc theo thỏa thuận của Việt Nam và đối tác nước ngoài:

Chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc không yêu cầu phải có giấy phép lao động theo điều 172 Bộ luật Lao động nhưng phải có đầy đủ các chứng từ sau:

Hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ của đối tác nước ngoài quy định bên Việt Nam chịu trách nhiệm thanh toán lương hay các khoản như phòng ở, vé máy bay đi lại cho chuyên gia nếu có phát sinh;
Văn bản, quyết định cử chuyên gia sang Việt Nam làm việc nêu rõ vị trí công việc, chức danh công việc, thời gian làm việc được ban hành bởi doanh nghiêp nước ngoài;
Hóa đơn chứng từ thanh toán chứng minh các khoản tiền thuê nhà, vé máy bay doanh nghiệp Việt Nam đã chi trả nếu có phát sinh.

Một số lưu ý khác:

Về thuế TNCN phát sinh: Công ty có nghĩa vụ tính toán và khấu trừ thuế và lập tờ khai khấu trừ thuế và nộp thuế TNCN phát sinh của lao động nước ngoài.