Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 mới nhất 2022. Khi viết sai hóa đơn điện tử theo thông tư 78 như sai tên hàng hóa, sai thuế suất, sai địa chỉ thì phải xử lý thế nào? Liệu cách xử lý viết sai hóa đơn điện tử theo thông tư 78 có gì khác với các trường hợp viết sai hóa đơn điện tử theo thông tư 32? Cùng IAC Hà Nội tìm hiểu bài viết sau đây.

Đầu tiên chúng ta cần phân biệt 02 loại hóa đơn điện tử đang tồn tại song song cho đến năm 2022, bao gồm:
- Hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và NĐ 123: bao gồm hóa đơn có mã của Cơ quan thuế (CQT) và hóa đơn không có mã của CQT.
Xem bài: Hóa đơn điện tử – Hiểu đúng làm đúng
- Hóa đơn điện tử theo thông tư 32: là phiên bản điện tử của hóa đơn giấy, nên cách xử lý khi viết sai hóa đơn điện tử theo thông tư 32 được áp dụng như đối với hóa đơn giấy theo thông tư 39.
Xem bài: Hóa đơn điện tử viết sai thông tư 39
Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78 và Nghị định 123 được chia thành các trường hợp như sau:
- Đã xuất hóa đơn điện tử CÓ MÃ, đã được CQT cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua;
- Đã gửi hóa đơn điện tử CÓ MÃ hoặc KHÔNG CÓ MÃ cho người mua, hai bên tự phát hiện
- Hóa đơn điện tử đã giao cho người mua, CQT là người phát hiện sai sót.
- Xử lý hóa đơn viết sai của nghị định 51/2010 và thông tư 39, 32 nhưng hiện tại đã chuyển đổi thành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.
Căn cứ văn bản: điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Trường hợp 1. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi đã được CQT cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua
– Cách xử lý: thông báo với CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. CQT thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
– Rút kinh nghiệm: Tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có) … cần viết trên hóa đơn để viết đúng.
Trường hợp 2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi đã gửi cho người mua
a) Trường hợp viết sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót
- thông báo với CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT
- Người bán gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho CQT về hóa đơn sai sót.
- hai bên không cần lập biên bản điều chỉnh (thay đổi so với hóa đơn kiểu cũ, vì bản chất CQT đã đối chiếu được dữ liệu hai bên kê khai).
Q&A 1: Xử lý thế nào trong trường hợp nhiều hóa đơn viết sai?
Căn cứ điều 7, Thông tư 78/2021: được phép lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót trong bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
b) Viết sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tên hàng hóa hoặc số lượng hàng hóa…thì có thể lựa chọn 1 trong 2 cách:
– Cách xử lý số 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Bước 1: Hai bên thỏa thuận lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
- Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai. Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Lưu ý: Hóa đơn điện tử điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh. (thay đổi so với hóa đơn kiểu cũ, chỉ được phép ghi dương).
– Cách xử lý số 2: Lập hóa đơn MỚI thay thế
- Bước 1: Hai bên thỏa thuận lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
- Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử viết sai nội dung. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Lưu ý:
- Ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn phải trước ngày lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- “Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.”
LƯU Ý quan trọng khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78 và Nghị định 123 như sau:
(điều 7, thông tư 78/2021)
- Trường hợp phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử và thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Trường hợp cứ viết sai nhiều lần thì từng lần đều xử lý như sai sót lần đầu.
- Tường hợp: hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
Trường hợp 3. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi đã gửi cho người mua nhưng sau đó CQT phát hiện sai sót
– Cách xử lý:
- Bước 1: CQT thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 để người bán kiểm tra sai sót.
- Bước 2: Người bán kiểm tra nếu sai các nội dung trên hóa đơn điện tử thì xử lý theo từng trường hợp nêu trên.
- Bước 3: Trường hợp sau thông báo 2 lần mà người bán không phản hồi -> CQT xem xét kiểm tra doanh nghiệp.
Trường hợp 4. Viết sai hóa đơn nghị định 51/2010 và thông tư 39, 32 nhưng hiện tại đã chuyển đổi thành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.
Căn cứ quy định chuyển tiếp tại khoản 6, điều 12, Thông tư 78/2021, trường hợp người bán đã chuyển đổi thành hóa đơn điện tử theo thông tư 78 thì xử lý như sau:
“… người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
=> Như vậy, theo quy định tại thông tư 78 thì người bán sẽ phải Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn theo kiểu cũ, mà không được Lập hóa đơn điều chỉnh hay Biên bản điều chỉnh.
Tuy nhiên trên thực tế, một số CQT vẫn cho phép hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh nếu viết sai tên và địa chỉ người mua. Các doanh nghiệp nên liên hệ với cán bộ thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể hơn.
Tham khảo dịch vụ tại IACHN:
Dịch vụ Kiểm toán BCTC tin cậy