Thời điểm cuối năm các doanh nghiệp đang chuẩn bị nhiều quà tặng cho khách hàng, đối tác. Không những thế, nhiều doanh nghiệp mua quà tặng cả nhân viên (ngoài tiền thưởng) để khích lệ, động viên những cống hiến của họ trong suốt 1 năm qua. Đi cùng với đó, kế toán doanh nghiệp sẽ là đơn vị bận rộn nhất trong công tác kê khai thuế và xuất hóa đơn hàng biếu tặng thế nào cho hợp lý. Hãy cùng tìm hiểu!
- Phần thuế GTGT đầu vào mua quà tặng công nhân viên này có được khấu trừ VAT và ghi nhận chi phí thuế TNDN không?
- Doanh nghiệp có phải xuất hóa đơn không?
Để tìm câu trả lời, IACHN sẽ trích dẫn các văn bản pháp luật và đưa ra giải thích, hướng dẫn cụ thể.
Hàng cho biếu tặng xuất hóa đơn như thế nào?Tại sao doanh nghiệp xuất hóa đơn hàng biếu tặng?
Thứ nhất đây là quy định.
Theo khoản 1 điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn chứng từ quy định:
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.
Thứ hai đây là điều kiện đủ để doanh nghiệp được phép khấu trừ VAT (đối với doanh nghiệp tính theo phương pháp khấu trừ) và ghi nhận chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế TNDN cùng với các điều kiện khấu trừ thuế và ghi nhận chi phí được quy định tại Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC và Điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC.
Điều kiện khấu trừ thuế đối với hàng hoá biếu tặng
- Đối với thuế GTGT, tại Khoản 5 điều 14 thông tư 219/2014/TT-BTC quy định điều kiện khấu trừ thuế GTGT như sau:
“5. Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa (kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất) mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ”
- Đối với thuế TNDN, Thông tư 96/2015/TT-BTC đã chính thức bãi bỏ điểm 2.21 Khoản 2 Điều 6, Khoản 5 Điều 20 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, theo đó, phần chi cho quảng cáo, tiếp thị, khánh tiết, chi cho khuyến mại, chi phí cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng đã không còn bị khống chế 15%. Doanh nghiệp sẽ được tính toàn bộ chi phí của hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng khi đáp ứng đủ điều kiện đã ghi tại khoản 1 điều 6 thông tư 78/2014/TT-BTC như sau:
“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng”
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng cho nhiều khách hàng Đơn giản
Vấn đề các doanh nghiệp băn khoăn là theo quy định tại điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP nói trên thì phải xuất đầy đủ nội dung của hóa đơn (bao gồm tiêu thức tên người mua). Vậy doanh nghiệp có hàng ngàn công nhân được nhận quà tặng tết âm lịch thì kế toán cũng phải xuất bấy nhiêu hóa đơn?
Hiện tại chưa có văn bản cụ thể nào về tình huống xuất hóa đơn hàng biếu tặng theo thông tư 78. Tuy nhiên căn cứ vào nội dung của điều 4, Nghị định 123/2020, so sánh với các quy định theo thông tư 26/2015 trước đây, thì không có gì thay đổi.
Cụ thể, theo khoản 9, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi bổ sung thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn hàng hóa, dịch vụ) thì trước đây các văn bản cũng đã yêu cầu ghi đầy đủ chỉ tiêu như khi xuất bán:
Tuy nhiên trên thực tế, khi thực hiện, Tổng cục thuế cũng đã hướng dẫn trường hợp xuất hóa đơn hàng biếu tặng tại Công văn số 5483/TCT-DNL ngày 28/11/2017. Theo đó, nếu như người được tặng không có nhu cầu lấy hóa đơn, thì Doanh nghiệp được phép xuất gộp vào 1 hóa đơn kể cả trường hợp giá trị hàng trên 200.000 đồng.
Kết luận: Như vậy, mặc dù chưa có quy định cụ thể nhưng doanh nghiệp có thể vận dụng theo các căn cứ nêu trên khi xuất hóa đươn quà biếu tặng theo thông tư 78/2021.
Ví dụ: Ngày 30/09/2022, Công ty TNHH ABC tặng khách hàng là Công ty TNHH XYZ một hộp bánh trung thu trị giá 200.000 VND. Tiền thuế GTGT là 20.000 VND.
Khi đó doanh nghiệp xuất hóa đơn như hóa đơn xuất bán hàng hóa cho khách hàng, trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT, đơn giá là 200.000 VND, thuế suất 10%, VAT là 20.000 VND. Lưu ý ở chỉ tiêu “(2) Tên hàng hóa, dịch vụ”, dưới phần nội dung, mở ngoặc ghi rõ “(Hàng cho biếu tặng không thu tiền)”
Các trường hợp xuất hóa đơn hàng biếu tặng theo thông tư 78 đối với khách hàng và nhân viên
1. Đối với khách hàng
- Trường hợp giá trị hàng hóa trên 200.000 đồng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn riêng cho từng người. Nếu khách hàng không lấy hóa đơn thì cuối ngày tập hợp lại và xuất chung 1 hóa đơn kèm theo danh sách khách hàng cùng chữ ký người nhận.
- Trường hợp giá trị hàng hóa dưới 200.000 đồng, doanh nghiệp chỉ cần tập trung lại và xuất chung vào một hóa đơn kèm theo danh sách khách hàng cùng chữ ký người nhận.
- Trường hợp khách hàng lấy hóa đơn riêng thì không phân biệt trên dưới 200.000 đồng, doanh nghiệp đều phải xuất hóa đơn riêng cho khách hàng đấy.
2. Đối với nhân viên công ty
- Doanh nghiệp tập trung lại và xuất chung 1 hóa đơn kèm danh sách nhân viên và chữ ký người nhận.
3. Đối với trường hợp nhiều mặt hàng
- Doanh nghiệp xuất hóa đơn bình thường như các trường hợp (1), (2) và lập bảng kê đi kèm.
(Đọc thêm công văn 5483/TCT-DNL ngày 28/11/2017).
