HƯỚNG DẪN từ A đến Z: Thủ tục phát hành Hoá Đơn Điện Tử năm 2018

Sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) mang lại lợi ích cho cả 3 bên: người bán; người mua và cơ quan quản lý (cụ thể là cơ quan thuế). Đồng thời Hoá đơn điện tử có nhiều tính năng ưu việt của nó so với hình thức hóa đơn giấy (giá trị tương đương với hóa đơn giấy, phát hành tiền lợi, lưu trữ dễ dàng…). Vậy, làm sao để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử và hoàn thiện thủ tục nhanh nhất? Đó chính là điều các doanh nghiệp quan tâm nhất trong thời điểm hiện tại.

Thấu hiểu điều đó, IACHN chia sẻ bài hướng dẫn từ A đến Z hoàn thiện thủ tục ĐĂNG KÝ và PHÁT HÀNH hóa đơn điện tử năm 2018.

Tóm tắt thông tin bài viết:

Cơ sở pháp lý đối với thủ tục đăng ký phát hành HĐĐT
Hướng dẫn thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT: 4 BƯỚC
GIẢI ĐÁP các vướng mắc thường gặp

Thông tin tham khảo khác: Hoá đơn điện tử là gì và điều kiện phát hành?

1. Cơ sở pháp lý đối với thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký phát hành hoá đơn điện tử căn cứ theo các văn bản pháp lý sau:

Thông tư số 32/2011/TT-BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Thông tư số 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung thông tư số 39/2014/TT-BTC, Thông tư số 26/2015/TT-BTC;
Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

2. Hướng dẫn: 4 BƯỚC đăng ký hóa đơn điện tử

Bước 1: Tìm nhà cung cấp và thiết kế Hoá đơn điện tử

+ Tìm nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tin cậy và phù hợp: trao đổi và ký hợp đồng cung cấp hóa đơn điện tử.

+ Thiết kế mẫu hóa đơn điện tử: bên nhà cung cấp thông thường có mẫu sẵn, DN sẽ gửi logo, thông tin để chèn vào mẫu. Hoặc doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hoá đơn điện tử riêng biệt và đưa nhà cung cấp.

Lưu ý: Hoá đơn điên tử sẽ gồm 2 loại: Online và Offline; So sánh ưu nhược điểm của 2 hình thức này:

Bước 2: Bên cung cấp phần mềm sẽ gửi hồ sơ

+ Mẫu Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử của công ty;

+ Hóa đơn điện tử mẫu

+Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu theo thông tư 32)

Bước 3: Lập thông báo phát hành và nộp online mẫu TB01/AC theo thông tư số 26

+ Ký, đóng dấu, giáp lai tài liệu (Quyết định áp dụng hoá đơn, thông báo phát hành theo thông tư 32);

+ Lập Thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK (mẫu TB01/AC theo thông tư số 26);

+ Nộp online Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu TB01/AC theo thông tư số 26), Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và Hóa đơn điện tử mẫu (bản word) trên trang nhantokhai.gov.dt.vn hoặc thuedientu.gdt.gov.vn tùy từng địa phương.

Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ cứng

+ Nộp hồ sơ bản cứng (bao gồm Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu theo thông tư 32, hóa đơn điện tử mẫu) tới Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Lưu ý: Một số Cơ quan thuế không yêu cầu nộp bản cứng, vì vậy DN nên liên hệ trực tiếp với Cơ quan thuế quản lý để được giải đáp.

+ Khi được chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn sau 2 ngày làm việc kể từ ngày ra Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

3. GIẢI ĐÁP vướng mắc trong quá trình đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

a) Khi NCC phần mềm gửi hóa đơn mẫu bị thiếu logo doanh nghiệp hoặc sai sót một số thông tin

Cách xử lý: Doanh nghiệp (DN) gọi trực tiếp cho Nhà cung cấp (NCC) phần mềm để được hỗ trợ, NCC phần mềm có thể chỉnh sửa hóa đơn trực tiếp trên đường link hóa đơn mẫu đã gửi cho DN, vì vậy DN cần kiểm tra lại mail đã gửi đường link. Nếu hóa đơn điện tử mẫu có sự thay đổi nghĩa là NCC đã thực hiện thay đổi các thông tin theo yếu cầu của doanh nghiệp.

b) Mẫu hóa đơn của doanh nghiệp trông giống nhau? Chọn mẫu nào?

Thực tế NCC phần mềm chỉ làm vài mẫu sẵn để gửi cho các doanh nghiệp và đa số các doanh nghiệp đều lựa chọn mẫu sẵn, do đó không tránh khỏi sự giống nhau giữa các doanh nghiệp.

Trong TH này, doanh nghiệp cần quan tâm đầu tiên về: dòng/cột thuế suất. Kinh nghiệm chọn mẫu hoá đơn điện tử như sau:

Đối với các doanh nghiệp có nhiều mặt hàng với nhiều mức thuế suất khác nhau, doanh nghiệp nên chọn mẫu hóa đơn có riêng một cột thuế suất để khi xuất hóa đơn dễ dàng hơn và tiết kiệm được số hóa đơn xuất ra.
Đối với DN kinh doanh hàng hóa không có nhiều mức thuế suất khác nhau thì nên chọn loại thuế suất theo hàng tổng để hóa đơn trông gọn gàng hơn.

c) Ngày trên quyết định sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp và ngày trên tờ khai thông báo phát hành hóa đơn

Lưu ý quan trọng: Ngày trên quyết định sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp và ngày trên tờ khai thông báo phát hành hóa đơn phải trùng nhau.

d) Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử

Ngày bắt đầu sử dụng = Ngày quyết định + 2 ngày

Ví dụ:

Ngày 28/05/2018, Doanh nghiệp ban hành Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và nộp tờ khai thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

→ Ngày doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn sẽ bằng ngày quyết định (28/05/2018) + 2 ngày (nghĩa là hết 2 ngày sau ngày quyết định); là vào ngày 31/05/2018.

e) Nộp tờ khai

Doanh nghiệp thực hiện nộp tờ khai thông báo phát hành hóa đơn điện tử như nộp tờ khai bình thường.

Nếu doanh nghiệp không nộp được thì cần kiểm tra lại tình trạng update dữ liệu và các lỗi internet hoặc có thể doanh nghiệp chưa đăng ký ở mục đăng ký thêm tờ khai.

Khi đó bạn làm theo hướng dẫn sau: Tài khoản => Đăng ký thêm tờ khai => Kéo xuống phần thông báo hóa đơn và tích vào (mẫu TB01/AC theo thông tư số 26) => Đồng ý và quay ra nộp tờ khai bình thường.

f) Ngày trên hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử thông thường thể hiện 2 ngày gồm: Ngày lập và ngày ký.

Ngày kê khai hoá đơn sẽ là ngày lập hoá đơn.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn từ A – Z thủ tục phát hành hoá đơn điện tử và giải đáp các tình huống thường gặp trong quá trình đăng ký hoá đơn, IACHN chúc bạn thành công.