Kết thúc năm dương lịch, các cá nhân đã phát sinh nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ tiền lương, tiền công trong năm cần thực hiện quyết toán số thuế đã nộp. Trong trường hợp số thuế đã tạm nộp trong năm nhiều hơn số thuế phải nộp sau quyết toán, bạn có quyền đề nghị cơ quan thuế hoàn lại số thuế đã nộp thừa.
Khi nào được hoàn thuế TNCN?
- Số thuế đã tạm nộp trong năm dương lịch (năm quyết toán) hơn số thuế phải nộp sau khi quyết toán;
- Đã có mã số thuế TNCN tại thời điểm đề nghị hoàn thuế;
- Có đề nghị hoàn thuế.
(Điều 23 Thông tư 92/2015/TT-BTC:
“Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân chỉ áp dụng đối với những cá nhân đã có mã số thuế tại thời điểm đề nghị hoàn thuế.”)
Thủ tục hoàn thuế TNCN như thế nào?
Theo quy định tại Điều 23 Thông tư 92/2015/TT-BTC, thủ tục hoàn thuế TNCN chia làm hai trường hợp:
- Nếu cá nhân đã uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thì việc hoàn thuế được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập (xem thêm về điều kiện được ủy quyền quyết toán tại đây);
- Trực tiếp đề nghị hoàn với cơ quan thuế trong trường hợp cá nhân thuộc diện tự quyết toán.
Hồ sơ và trình tự hoàn thuế TNCN đối với từng trường hợp như sau:
1. Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập:
1.1 Hồ sơ hoàn thuế TNCN:
Cá nhân đã ủy quyền quyết toán cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, và phát sinh thừa thuế thì việc hoàn thuế sẽ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện thứ tự như sau:
1- Doanh nghiệp trả thu nhập sau khi làm quyết toán sẽ thực hiện bù trừ giữa số thuế nộp thiếu, nộp thừa của các cá nhân đã ủy quyền. Cụ thể là: thu từ các cá nhân còn thiếu số thuế còn phải nộp, và trả lại số thuế thừa cho các cá nhân đã nộp thừa.
2- Sau khi bù trừ số thuế thừa, thiếu mà vẫn còn một khoản thuế đã nộp thừa cần trả lại cho cá nhân, Doanh nghiệp lựa chọn:
- Thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa với Cơ quan thuế vào kỳ sau, đồng thời trả lại cho các cá nhân số thuế đã nộp thừa; hoặc
- Trường hợp tổ chức không lựa chọn bù trừ vào kỳ sau thì đề nghị cơ quan thuế hoàn lại số thuế đã nộp thừa cho cá nhân.
(Điều 28, Thông tư 111/2013/TT-BTC:
“2. Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả.”)
Ví dụ:

61 cá nhân ủy quyền quyết toán , sau khi bù trừ thì số thuế đã nộp thừa là 799.141.166 đồng cho năm 2021. Tờ khai quyết toán giả sử nộp tại ngày 30.3.2022.
Doanh nghiệp thực hiện:
Bước 1: Thu từ người nộp thiếu, bù cho người nộp thừa. => Doanh nghiệp thu của cá nhân số 5 số tiền là 80.279.960 đồng.
Hạch toán: Nợ 111/112 có TK 3388
Trả cho người nộp thừa, ví dụ 1 trong 4 người từ 1-4.
Hạch toán: Nợ 3388 có TK 111/112
Bước 2: Sau khi bù trừ với cá nhân số 1, thì vẫn còn số thuế nộp thừa từ số 1-4 và những người còn lại là 799.141.166 đồng.
Doanh nghiệp lựa chọn:
PA1: Bù trừ các kỳ sau. Tiền thuế tạm nộp của quý 1 năm 2022 là 1 tỷ đồng => Doanh nghiệp trừ trên bảng lương cho người lao động 799.141.166 đồng; thu và tạm nộp thuế quý 1.2022 là 200.858.834 đồng.
PA2: Do số thuế tạm nộp kỳ sau ít hơn, hoặc một lý do nào khác, Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ hoàn thuế cho số thuế còn lại là 799.141.166 đồng. Tại kỳ thuế quý 1.2020, DN vẫn tạm nộp 1 tỷ và chờ hoàn 799.141.166 đồng.
Trong trường hợp Doanh nghiệp thu nhập lựa chọn làm hoàn thuế, hồ sơ hoàn thuế phải nộp bao gồm:
- Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước theo mẫu số 01/ĐNHT.
- Bản chụp chứng từ, biên lai nộp thuế thu nhập cá nhân (sao y cam kết bởi người đại diện hợp pháp của tổ chức, cá nhân trả thu nhập).
1.2 Nơi nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN:
Doanh nghiệp chi trả thu nhập nộp cho cơ quan thuế chủ quản của đơn vị chi trả thu nhập (tham khảo Điểm c, Khoản 1, Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC).
1.3 Thời hạn nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN:
Hiện nay không có quy định về thời hạn Doanh nghiệp nộp hồ sơ hoàn thuế. Tuy nhiên để cho gọn số liệu sổ sách, Doanh nghiệp nên đề nghị hoàn thuế trong năm nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN.
2. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế:
2.1 Hồ sơ hoàn thuế TNCN:
Cá nhân đề nghị hoàn thuế trực tiếp với cơ quan thuế không cần nộp hồ sơ hoàn thuế.
(Điều 23 Thông tư 92/2015/TT-BTC:
“Cá nhân không phải nộp hồ sơ hoàn thuế mà chỉ cần ghi số thuế đề nghị hoàn vào chỉ tiêu [47] – “Số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT” hoặc chỉ tiêu [49] – “Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau” tại tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN khi quyết toán thuế.”);
Tuy nhiên cần lưu ý hoàn thiện thủ tục, hồ sơ quyết toán thuế (Khoản 3, Điều 21, Thông tư 92/2015/TT-BTC), cụ thể bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN, Phụ lục mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào), đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
- Các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có)
- Trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài phải có tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài.
2.2 Nơi nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN:
– Tại Chi cục thuế nơi cư trú đối với:
- Cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất kỳ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào
- Cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 (ba) tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10%.
- Cá nhân trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào.
- Cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân
– Tại Cơ quan thuế (Cục Thuế hoặc chi cục thuế) quản lý trực tiếp tổ chức chi trả thu nhập:
- Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức chi trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức chi trả thu nhập đó.
- Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng
– Cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp, vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ:
- Cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm.
- Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất trong năm thì cá nhân tự lựa chọn nơi nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú.
2.3 Thời hạn nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN:
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày làm việc tiếp theo.
Ví dụ hạn nộp quyết toán thuế TNCN đối với trường hợp cá nhân tự quyết toán là 30/4/2022, tuy nhiên trùng vào nghỉ lễ nên hạn nộp là 04/5/2022.
Bên cạnh đó, Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC đã hướng dẫn:
“4. Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.”
Như vậy, bạn vẫn có thể đề nghị hoàn thuế vào bất cứ thời điểm nào.
3. Sau bao lâu nhận được tiền hoàn thuế TNCN?
3.1. Thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân
Tùy vào hồ sơ hoàn thuế của bạn thuộc diện “Hoàn trước-Kiểm tra sau” hay “Kiểm tra trước- Hoàn sau”.
* Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước là hồ sơ của người nộp thuế không thuộc trường hợp kiểm tra trước hoàn thuế.
* Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế bao gồm:
– Hồ sơ của người nộp thuế đề nghị hoàn thuế lần đầu của từng trường hợp hoàn thuế theo quy định của pháp luật về thuế. Trường hợp người nộp thuế có hồ sơ hoàn thuế gửi cơ quan quản lý thuế lần đầu nhưng không thuộc diện được hoàn thuế theo quy định thì lần đề nghị hoàn thuế kế tiếp vẫn xác định là đề nghị hoàn thuế lần đầu;
– Hồ sơ của người nộp thuế đề nghị hoàn thuế trong thời hạn 02 năm kể từ thời điểm bị xử lý về hành vi trốn thuế;
– Hồ sơ của tổ chức giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, bán, giao và chuyển giao doanh nghiệp nhà nước;
– Hồ sơ hoàn thuế thuộc loại rủi ro về thuế cao theo phân loại quản lý rủi ro trong quản lý thuế;
– Hồ sơ hoàn thuế thuộc trường hợp hoàn thuế trước nhưng hết thời hạn theo thông báo bằng văn bản của cơ quan quản lý thuế mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế hoặc có giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế nhưng không chứng minh được số tiền thuế đã khai là đúng;
– Hồ sơ hoàn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thực hiện thanh toán qua ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng khác theo quy định của pháp luật;
– Hồ sơ hoàn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra trước hoàn thuế theo quy định của Chính phủ.
Thời hạn hoàn thuế TNCN:
– Hoàn thuế trước – kiểm tra sau: chậm nhất là 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế, cơ quan quản lý thuế phải:
+ Quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế; hoặc
+ Thông báo chuyển hồ sơ của người nộp thuế sang kiểm tra trước hoàn thuế nếu thuộc trường hợp hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế; hoặc
+ Thông báo không hoàn thuế cho người nộp thuế nếu hồ sơ không đủ điều kiện hoàn thuế.
Trường hợp thông tin khai trên hồ sơ hoàn thuế khác với thông tin quản lý của cơ quan quản lý thuế thì cơ quan quản lý thuế thông báo bằng văn bản để người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin. Thời gian giải trình, bổ sung thông tin không tính trong thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.
– Kiểm tra trước- Hoàn sau: chậm nhất là 40 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế, cơ quan quản lý thuế phải:
+ Quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế; hoặc
+ Quyết định không hoàn thuế cho người nộp thuế nếu hồ sơ không đủ điều kiện hoàn thuế.